6 passos para uma boa gestão de estoque

Realizar uma boa gestão de estoque é fundamental para qualquer empresa dar certo. Contudo, não é uma tarefa fácil, já que é um processo que exige total controle do fluxo de entrada e saída de mercadorias, realização de análises periódicas para conhecer a demanda, assim como planejar a organização do fluxo de produtos para que tudo funcione bem e não acabe em excessos, perdas ou prejuízo.

Se determinadas ações forem realizadas, já será um grande avanço para tornar a gestão mais eficiente e, consequentemente, aprimorar os resultados da empresa. 

Por isso, mostraremos a seguir 6 passos para que seu negócio consiga organizar seus processos e executar uma boa gestão de estoque. Confira! 

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é registrar e controlar todo o fluxo de materiais de uma empresa, ou seja, as entradas e saídas de produtos. Através de uma eficiente gestão de estoque é possível obter dados para melhorar índices de produção de todos os setores do negócio, como vendas, logística, financeiro e compras (negociação com fornecedores).

Passos para uma boa gestão de estoque

1. Monitore a entrada e a saída de produtos

Como já visto, o primeiro e mais básico passo para se ter uma boa gestão de estoque é monitorar toda a entrada e saída de produtos de uma empresa. Seja em armazém geral, depósito fechado, centro de distribuição, ou em self storage, é importante que se adotem medidas de controle e inventário sobre todos os produtos que circulam pelo local.

Normalmente esse controle é feito através de softwares de gestão, mas para empresas menores uma planilha de Excel já pode ser um primeiro avanço em direção a uma gestão eficiente. O importante é ter controle, método e frequência determinada nas ações.

Para as lojas virtuais, esse controle deve ser ainda maior, a fim de evitar que sejam oferecidos itens que não estão disponíveis ou, ainda, para que a empresa não envie a mercadoria errada para o consumidor.

O controle de entrada e saída de mercadorias diminui também as chances de desvios, desperdícios e possibilita um planejamento de compras mais otimizado, dando margem a melhores negociações com fornecedores. Então, lembre-se sempre de fazer esse monitoramento ou deixar um colaborador/setor responsável por essa tarefa.

Outro fator importante é fazer esse controle no momento em que a movimentação é feita, porque depois pode ficar mais complicado de identificar um problema e corrigi-lo. Por exemplo, se o colaborador deixar para conferir os produtos que chegaram após a entrega e notar que há itens faltando, ele terá que entrar em contato com o fabricante e esperar pela nova entrega. Quanto mais ele demorar para perceber a falta e agir, mais tempo ele ficará sem a mercadoria ou poderá perder o prazo para reclamar sobre o erro.

Lembre-se ainda de que inventários periódicos devem ser feitos a fim de conferir se tudo que consta no sistema ou na planilha ainda está presente no estoque físico e da forma como foi catalogado.

2. Organize o armazenamento das mercadorias

O armazenamento dos produtos também precisa ser bem planejado e executado para uma boa gestão de estoque, pois assim o trabalho se torna mais ágil e eficiente. Aqui, padronização é a palavra-chave, já que é preciso adotar regras para identificar, classificar e organizar os itens que entram na sua empresa.

Ao se manter um armazém organizado, os colaboradores são capazes de encontrar produtos com mais agilidade, facilita o manuseio e a previsão do que está próximo do vencimento (em caso de produtos perecíveis), ou o que pertence a uma determinada coleção.

Com uma boa organização de estoque, você ainda melhora o controle sobre os itens e consegue separar suas mercadorias de acordo com características relevantes para o seu negócio, planejar novas compras, classificar os produtos que mais vendem e implementar ações para venda de produtos encalhados ou próximos do vencimento.

Dois métodos muito utilizados em logística para a organização de estoque são a curva ABC e o FIFO (First In, First Out)

Na curva ABC, os produtos são separados em classes A, B e C de acordo com a importância deles para a empresa:

  • O grupo A é destinado aos itens de maior valor, quantidade ou importância (maior demanda);
  • O grupo B é destinado aos produtos de valor, quantidade ou importância intermediários (demanda intermediária);
  • O grupo C é destinado aos produtos de valor, quantidade ou importância menores (menor demanda). 

Já o FIFO (First In, First Out – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) organiza os produtos por ordem de chegada: o primeiro lote a entrar no estoque deve ser também o primeiro a sair. Assim, a empresa não corre o risco de, sem perceber, armazenar produtos vencidos, obsoletos ou deixar que produtos de uma coleção antiga fiquem para trás. Esse método é mais utilizado por empresas que trabalham com produtos perecíveis.

Caso você queira saber como fazer e aplicar a curva ABC para gerir melhor o seu estoque, nós contamos tudo neste post.

3. Antecipe a demanda de produtos

Ao monitorar os produtos e manter o seu estoque organizado, a demanda de mercadorias fica mais clara para a empresa. Isso é muito importante para não haver compras em excesso nem em falta, observar como é a procura por cada item vendido e ainda notar a sazonalidade dos produtos.

Ou seja, você diminui as suas chances de ter prejuízo com estoque parado, otimiza o espaço de armazenagem e pode negociar melhores preços e condições de pagamento com os seus fornecedores, uma vez que a demanda é conhecida e pode ser planejada e programada com antecedência.

Outra dica valiosa é fazer o chamado estoque de segurança para os itens mais rentáveis e que têm mais saída, ou seja, pedir uma quantidade um pouco maior desses produtos para garantir que não faltem caso ocorra atrasos com o fornecedor, ou uma grande demanda em períodos de pico ou em datas comemorativas. 

4. Faça saneamento de estoque 

Caso haja produtos que estão parados há muito tempo em seu armazém ou depósito, o ideal é que a empresa adote uma estratégia de saneamento de estoque. Essa estratégia consiste em, literalmente, fazer uma limpa nos produtos encalhados.

Existem várias maneiras de auxiliar o seu negócio a escoar as mercadorias que não têm saída. Uma delas é a realização de promoções e queimas de estoque. Mesmo que os produtos sejam vendidos a um preço menor, é importante comercializá-los para liberar espaço de armazenagem e reduzir possíveis prejuízos. 

Outras estratégias interessantes para saneamento de estoque são a montagem de kits de compra e a bonificação de clientes ou funcionários. Em todos esses casos, você dá saída para as mercadorias encalhadas e ainda fideliza o consumidor, ou aumenta a satisfação da sua equipe.

Com o saneamento de estoque, é possível obter mais espaço em seu depósito ou armazém para os produtos que são mais rentáveis e eliminar custos desnecessários com armazenagem.

5. Escolha um bom modelo de reposição

Os modelos de reposição de estoque se baseiam em dois preceitos básicos: quanto você deve pedir de cada produto e com qual frequência.

Dois modelos muito aplicados para a reposição de estoque são o contínuo e o periódico e eles se diferem justamente em relação a esses dois pontos: quantidade de pedidos x frequência que são feitos.

Na reposição contínua, a empresa faz pedidos de quantidades fixas, mas com intervalos de tempo variáveis. Esse tipo de reposição exige um controle quase que em tempo real dos níveis de estoque, o que demanda da empresa uma estrutura física ou tecnológica maior para manter um controle apurado e não deixar faltar nenhum produto. Toda essa operação pode elevar os gastos do negócio. Em contrapartida, o estoque de segurança não precisa ser tão alto, já que os pedidos são feitos de acordo com a saída de mercadorias.

Na reposição variável, a empresa faz pedidos de quantidades variáveis, mas em intervalos de tempo fixos. Por se ter pré-definida uma frequência fixa de pedidos, o controle é feito de maneira mais simples e requer menos esforço físico e tecnológico para o seu acompanhamento. Todavia, deve-se trabalhar com um estoque de segurança mais elevado, já que as compras são feitas em intervalos de tempo maiores e não é aconselhável deixar faltar nenhum produto para o consumidor.

Muitas empresas trabalham com esses dois modelos ao mesmo tempo, mas aplicados a produtos com demandas diferentes (conforme explicado acima, das classes A, B e C). Por exemplo, produtos que tem uma alta demanda, da classe A, podem ser repostos pelo modelo contínuo. Já produtos das classes B e C, podem ser repostos pelo modelo periódico, pois apresentam uma demanda mais previsível e/ou baixa e podem ser pedidos em intervalos de tempos mais longos.

6. Escolha um bom software de gestão de estoque

Um software de gestão de estoque pode facilitar e muito essa tarefa! O objetivo de contar com a ajuda da tecnologia é justamente simplificar a atividade e torná-la mais eficiente para as empresas.

Escolhendo um bom software de gestão, você terá maior controle da entrada e saída de mercadorias; poderá gerar relatórios e planilhas que vão ajudar no planejamento de compras, administrativo e no controle financeiro; agilizará o trabalho da equipe; e poderá minimizar erros e desperdícios. Além disso, por ser digital, o software tem a vantagem de poder ser acessado a qualquer momento e em qualquer lugar.

Atualmente, existem várias plataformas no mercado. Por isso, antes de comprar ou assinar um software, é essencial que você pesquise bem sobre os serviços que oferece, se é de fácil utilização, se a empresa que o fabrica oferece suporte para os clientes e, ainda, se ele cabe no seu orçamento e possui as funcionalidades que são mais interessantes para o se negócio.

Quando você encontrar uma plataforma que reúna todas essas características, com certeza ela será muito útil para a sua empresa.

Com essas dicas, esperamos que a sua gestão de estoque se torne mais eficiente e, por consequência, os resultados do seu negócio.

3 comentários em “6 passos para uma boa gestão de estoque

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s

Este site utiliza o Akismet para reduzir spam. Saiba como seus dados em comentários são processados.